会计凭证摘要的填写常出现的错弊为:有的未填写摘要,有的摘要过于简单,不能说明经济业务具体情况,如有的单位在各部门领料摘要中只写“材料”,让人无法搞清是购料还是发料;有的摘要过于繁杂,起不到摘要的作用;有的摘要词不达意,甚至意义相反,如外单位偿还单位货款,摘要栏填写的是“还购货款”变成归还外单位货款;有的摘要未如实填写,非法业务却以合法面目出现在摘要栏。
凭证名称与所反映经济业务内容不相符。如:报销差旅费时夹杂托儿费等内容,或张冠李戴,在收据中反映发票内容。
阿拉伯数字书写潦草,难以辨认;合计金额前未加人民币符号;大写金额字迹飞舞,“整”字该写的未写,不该写的却写了;大写金额前未注明“人民币”字样,且留有空余,易被人在此和相应阿拉伯数字前添加数字,达到贪污目的。
在实际工作中存在着会计凭证无编号、编号不连续、编号连续但不符合经济业务实际情况的错弊。
会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行,除必须做到记录真实、内容完整、填制及时、书写清楚之外,还必须符合下列要求:
(1)“摘要”栏是对经济业务内容的简要说明,要求文字说明要简炼、概括,以满足登记账簿的要求。
(2)应当根据经济业务的内容,按照会计制度的规定,确定应借应贷的账户。账户使用必须正确,不得任意改变、简化会计账户的名称,有关的二级或明细账户要填写齐全。
(3)记账凭证中,应借、应贷的账户必须保持清晰的对应关系。
(4)一张记账凭证填制完毕,应按所使用的记账方法,加计合计数,以检查对应账户的平衡关系。
(5)记账凭证必须连续编号,以便考查且避免凭证散失。
(6)每张记账凭证都要注明附件张数,以便于日后查对。
自制原始凭证不合格
会计人员在处理会计业务时,经常要直接填制一些原始凭证。自制原始凭证由于自身的特点,在内容上与外来原始凭证有一些差别。但作为原始凭证,应具备以下基本内容:
(1)凭证名称。如“工资表”、“入库单”、“领料单”等。
(2)经济业务的内容。如“收取款项”、“发放工资”等。
(3)经济业务的数量。一是实物量;二是价值量。有些业务需要反映实物量和价值量,有些业务只需反映价值量。
(4)经济业务的当事单位和当事人。如工资表上要注明某科室或某车间的职工工资,转账凭证所附原始凭证的当事单位就是本单位。
(5)责任单位和责任人。每一项经济业务的发生,都有其特定的责任人。如发工资,责任单位就是车间、劳资科和会计部门;责任人是考勤员、工资制表人、领工资人和发工资人。收款收据反映的经济业务的责任人是收款人和付款人。
(6)经济业务发生的日期和原始凭证的填制时间。