费自己的时间,看轻自己的大事,所以,一旦领导不善拒绝,会导致许多人浪费你的时间,那样你将会追悔莫及。
学会说“不”,就要分清主次。切莫舍本求末,无端地为自己制造烦恼和困扰。
6避开高峰,达到高峰。通过生活于非高峰期,避免排长队、交通拥挤和其他的时间浪费。《永远向左转》的作者肯·库柏如此建议。在拥挤前早点去餐馆,别在星期五下午兑换支票。在晚餐期间去菜店买东西,那时大多数人正在家里吃东西。通过常年买礼物而避免节日的拥挤。
在别人去吃饭的时间里使用办公室的复印机,你就不必等待。早点去上班或晚点下班,那是电话铃不响了,其他人也不在周围,打通电话就会更快一些。尽量选定中午的航班,那时飞机不会在跑道上等待或在空中盘旋。
7考虑代价,不是价格。在一个游艺厅,我曾观察过人们排起近100米的长队等候1个小时购买一份399美元的早餐。而50步之外,就有一个餐馆,如果去那里,马上就能坐下来吃饭,只不过价格贵了3美元。但是早餐以后,这些人又匆忙回到游艺厅,在这里他们冒着数倍于3美元的风险去下一次命运的赌注。
生活中有许多类似的事例,如果你选择到机场的公共汽车代替出租车,你就丢失了有价值的时间,等待公共汽车的到来。你外出做一个小时的买卖可以挣20美元,却自己清扫房子而不肯每小时花10美元雇一个保姆,也是一种愚蠢的行为。当然,除非你更喜欢打扫房间。
(8)把一部份人作分给助手或下属
1电话对领导者冲击最大。为解决这一矛盾,领导者通常叫助手“过滤”,自己只处理非处理不可的事,或选合适的人,给予充分的信任和授权,代表自己处理一批要事,只要事后集中汇报一次即可。
2草拟电报和信件,常比说话更费时间。可口授给秘书或办事人员去处理,自己只需过目并签名即可。
3领导者切忌事必躬亲。领导者必须精通授权艺术,把自己从繁忙的工作中解放出来,增加可控时间,以用到最重要的工作上去。为此,要做到常规工作标准化、案例化。领导者只处理条例。规章中没有的例外事件。凡有章可循的,领导者只需授权下属照章办事即可。同样问题反复出现多次后,又可总结、归纳、使之“案例化”。
9现成模式
很多想走在前面的人花费有用的时间写感谢信、慰问信和贺信,但是当它们变成例行公事的便函、信件和表格时,通过依靠事先写好的材料,他们能节省大量的时间。
美国《精华》杂志主编苏姗·泰勒创作了40种形式的书信,涉及各种事情,从退稿通知到答复募捐要求,这些信件被贮存在计算机上,能很快被调出、复制或通过改变几个词而适应不同的对象。泰勒经常在信尾增加一个手写的问候语作为亲笔签署。
总之,人生百年,每个人走过的途径都不一样,在有限的时空内,一个人想成为卓越的领导,尤其是在信息交流频繁,地球村逐渐形成的现代社会,越处高层就越有进行有效时间管理(ETM)的必要,时不待我,只有奋起直追,有条不紊地计划,积百川以识江河的拾取零碎时间,领导才可能对自己的工作应对自如。
10日常杂务
(1)保持桌面整洁。一个优秀的时间管理管理者不会花太多时间在一堆文件中找出所需材料。
(2)文件管理。将文件材料分类放置于固定的地方,定期清理用不着的文件,有用的备份在电脑内分类进行档案管理。
(3)日程清单,每天清晨把一天要做的事情列在清单上,接下来要做的工作也同样记录在清单上,对当天同有完成的工作进行重新安排,另外,记住应赴的约会。