外办的人、公关部的人或者其他特殊的专业人士，都是最佳的人选。一定要提前指定，落实到位，而且还要把接待者的名字、职务以及联络方式等等，尽可能早地通知被接待者，以备出现特殊情况。例如，被接待者临时有事不能前来，则可以及时地与负责接待的人取得联系。以上，就是在迎来送往的过程中特别要强调的三个细节。
以下，我来讲解一下陪同与翻译问题。在外宾接待中，陪同的翻译往往是必不可少的。具体而言，在外事接待过程中，翻译与陪同的工作性质往往有所不同，其礼仪要求亦有所区别。
那么翻译应该注意什么呢？翻译的礼仪问题，主要有以下几点需要注意。
首先，要精通中文与外文。马克思曾经说过，外语是人生斗争的一种工具。既然如此，在外事交往中，翻译首先就要对外语非常精通。特别需要强调的是，翻译不仅要精通外文，更要精通中文；而且还要了解相关的背景知识。我曾经做过几天的翻译，但因为我才疏学浅，特别害怕与那种古文功底深厚的老先生在一起。他慷慨激昂，唐诗、宋词、汉赋、汉魏六秦的古诗古语脱口而出，我就扛不住了，翻译不了了。我们倡导要爱岗敬业。不论中国人也好，外国人也好，业精于勤荒于嬉。翻译这种重要工作，特别要求我们精益求精。
例如，我们夸一个女孩子漂亮，有很多英文词可以形容：“Charming”，即很有魅力。“Pretty”，即好看，“Beautiful”，即美丽。其实懂得英文的话，你就会知道这三个单词的重量是不一样的。如果你与一位女士在社交场合见面，西方人的习惯是恭维女性，那么你要恭维那位女士“Charming”，说她很有魅力，实际上就是例行公事，是客套话。因为在正常人眼里，一位异性肯定是其有魅力的。就我而言，我会告诉翻译，凡外国人夸我们的姑娘很性感、很漂亮，而你又觉得这个女孩不了解此乃外国人恭维异性的习惯性做法，那么最好翻译成“吃过饭没有”。语言是沟通工具，精通中外文都是为了更好地与别人进行沟通。
其次，要恪守职业道德。翻译工作的本质，就是为别人服务。为别人服务，不存在多少前提条件。不能因为你看着某个人顺眼，就为他认真地服务；看着某个人不顺眼，就不为他服务。特别需要注意：作为一名爱岗敬业、热爱祖国、善待外国友人的中方翻译，绝不能在日常翻译工作中偷工减料，或消极怠工。那样的话，将会影响到中外双方的沟通，甚至导致双边关系的紧张。
最后，要严守外事纪律。每一位具体从事外事翻译工作的人员，都必须自觉遵守外事纪律。比如，忠于祖国，拥护政府，服从组织，严守秘密，不得私下与外方人员进行非公务性交际，等等。