一般来说,记账基本不错,否则,必须及时查明更正。
试算平衡是借贷平衡原理的具体应用。因为对一经济业务都要从借贷两个方面以相等的金额来记录会计要素增减变化情况,并规定“有借必有贷,借贷必相等”作为借贷记账规律,因此,根据会计分录逐笔计入各有关账户后,全部账户借贷方的发生额合计、期末借贷方余额合计数必然相等。所以,试算平衡的理论依据是借贷平衡原理,也可以用数学公理“等量加等量,其和相等”来验证。
(1)一笔经济业务遗漏编制记账凭证,或者一笔经济业务借贷双方都遗漏记账。
(2)一笔经济业务重复编制记账凭证,或者一笔经济业务借贷双方都重复记账。
(3)一笔经济业务借贷双方在记账时,发生相同数额的错误。
(4)一笔经济业务应借、应贷账户,在编制记账凭证时,互相颠倒,或者在根据记账凭证记账时,互相颠倒。
(5)一笔经济业务的借贷双方或一方,误登账户。
由于在会计工作中,有时会发生以上这些试算表所不能发现的错误,因此,对于一切会计记录必须经常进行核对,认真做好对账工作,以保证会计核算的正确性。
试算表一般在月度终了结账前或结账后编制一次,如果单位的经济业务较多,为方便查错,也可以每旬进行试算一次。
试算的目的是检查记账有无错误,但试算表的作用不仅仅是为了试算、查错,而且还可用来作为账目整理、结账和编制财务报表的工作底稿。
年终结账的步骤
年终清理完毕,在账目核对相符的基础上,即可进行年终结账。年终结账工作,一般分为三个步骤:即年终转账、结清旧账和记入新账。
(1)年终转账。
年终转账的程序如下:
①计算出各账户的借方和贷方的12月份合计数和全年累计数,结出12月末的余额。
②编制结账前的“资产负债表”,并试算平衡。
③按年终转账办法填制12月31日的记账凭证,并计入有关账户。
(2)结清旧账。
结清旧账的做法如下:
①将转账后无余额的账户结出全年累计数,然后在下面划双红线,表示本账户全部结清。
②对年终有余额的账户,在“全年累计数”下行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样,再在下面划双红线,表示年终余额转入新账,结束旧账。
(3)记入新账。
根据本年度各账户余额,编制年终决算的“资产负债表”和有关明细表,按表列出各账户的年终余额数,不编制记账凭单,直接记入新年度相应的各有关账户,并在“摘要”栏注明“上年结转”字样,以区别新年度发生数。
账户余额的结转
年末终了结账时有余额的账户余额,直接计入新账余额栏内即可,不需要编制记账凭证,也不必将余额再计入本年账户的借方或贷方(收方或付方),使本年有余额的账户的余额变为零。因为,既然年末是有余额的账户,余额就应当如实地在账户中加以反映,这样更显得清晰、明了。否则,就混淆了有余额的账户和无余额的账户的区别。
对于新的会计年度建账问题,一般说来,总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账和债权债务明细账,由于材料品种、规格和往来单位较多,更换新账,重抄一遍工作量较大,因此可以跨年度使用,不必每年更换一次。各种备查簿也可以连续使用。
实际工作中,结转账户余额的做法如下:
(1)将本账户年末余额,以相反的方向计入最后一笔账下的发生额内。
例如,某账户年末为借方余额,在结账时,将此项余额填列在贷方发生额栏内(余额如为贷方,则作相反记录),在摘要栏填明“结转下年”字样,在“借或贷”栏内填“平”字并在余额栏的“元”位上填列符号,表示账目已经结平。
(2)在“本年累计”发生额的次行,将年初余额按其同方向计入发生额栏内,并在摘要栏内填明“上年结转”字样。
在次行登记年末余额,如为借方余额,填入贷方发生额栏内;反之,计入借方,并在摘要栏填明“结转下年”字样。同时,在该行的下端加计借、贷各方的总计数,并在该行摘要栏内填列“总计”两字,在“借或贷”栏内填“平”字,在余额栏的“元”位上填列“0”符号,以示账目已结平。
实行电算化后如何结账
每月月底都需要进行结账处理,计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额,还要进行一系列电算化处理,检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等。与手工结账相比,电算化结账工作更加规范,结账全部是由计算机自动完成。结账工作需要注意的事项:
(1)专人负责。
由于某月结完账后将不能再输入和