反映企业发生的所有经济业务,为账务处理提供信息,成为会计信息系统中账务处理子系统的起点,也是账务处理子系统的接口。所以,研究记账凭证如何生成、如何分类是十分重要的。现在的问题是,采用计算机处理以后还要不要沿用手工会计下对记账凭证的分类方式?新的条件下如何对记账凭证进行分类才是合理的?
在手工会计下,对记账凭证的分类一般是按经济业务所涉及的会计科目进行的。如收款凭证是指借方科目为“现金”或“银行存款”者;付款凭证是指贷方科目为“现金”或“银行存款”者;转账凭证则是指借贷科目均不为“现金”及“银行存款”者(其他种类的凭证以此类推)。在手工会计下,如果企业业务量比较大,由不同的会计人员编制不同种类的记账凭证,可以提高工作效率。更主要的是,这种分类方式便于登记日记账。在我国,要求企业必须逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。对经济业务按会计科目进行分类,把涉及到现金或银行存款的业务单独分离出来,编制成收款凭证或付款凭证,可以很容易地根据凭证的外观挑选凭证进行登账,并可在一定程度上防止登账时的收付颠倒错误。
会计电算化以后,记账凭证一旦输入,此后的各种处理均通过计算机自动进行,原来手工方式下对记账凭证进行分类的意义随之降低。但电算化以后,记账凭证的来源发生了变化,如上所述其来源主要有三个:人工凭证、机制凭证和派生凭证。在这种情况下,我们所关心的已经不是根据记账凭证登账的工作量大小问题,而是凭证的来源。因为这时所有的记账凭证都存储在一起,必须从中明确地区分出凭证的来源。因此,会计电算化对记账凭证按其来源而不是按会计科目进行分类,是必要的且具有一定的必然性,没有必要继续沿用原手工会计对凭证的分类方式。