成部分,传递程序的科学与否,说明该企业管理的科学程序。它主要有以下两方面的作用:
(1)有利于完善经济责任制度。
经济业务的发生或完成及记录,是由若干责任人共同负责、分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证明,体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定,进一步完善经济责任制度,使各项业务的处理顺利进行。
(2)有利于及时进行会计记录。
从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔,通过会计凭证的传递,使会计部门尽早了解经济业务的发生和完成情况,并通过会计部门内部的凭证传递,及时记录经济业务、进行会计核算、实行会计监督。
6.7会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求:
(1)会计凭证应定期装订成册,防止散失。
从外单位取得的原始凭证遗失时,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明原始凭证的号码、金额、内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的,如车票丢失,则应由当事人写明详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,代作原始凭证。
(2)会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项,会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
(3)会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证。
原始凭证不得外借,其他单位如有特殊原因确实需要使用时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
(4)原始凭证较多时,可单独装订,但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类,同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号,以便查阅。
(5)每年装订成册的会计凭证,在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年,期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管,出纳人员不得兼管会计档案。
(6)严格遵守会计凭证的保管期限要求,期满前不得任意销毁。