尔玛的卫星系统可以监控到全集团的所有店铺、配送中心和经营的所有商品,每天发生的一切与经营有关的购销调存等信息。
沃尔玛有一个统一的产品代码叫UPC代码(UniversalProductCode),可以对它扫描、阅读。经理们选择一件商品,扫描一下该商品的UPC代码,不仅可以知道商场目前有多少这种商品,订货量是多少,而且知道有多少这种产品正在运输到商店的途中,会在什么时候运到。这些数据都通过主干和通信卫星传递到数据中心。管理人员不但能实时地对销售情况、物流情况等进行监控,还可知道当天回收多少张失窃的信用卡、信息卡认可体系是否正常工作,并监督那天做成的交易数目。沃尔玛的数据中心也与供应商建立了联系,从而实现了快速反应的供应链管理。厂商通过运营系统可以进入沃尔玛的电脑分销系统和数据中心,直接从POS得到其供应的商品流通动态信息,如不同店铺及不同商品的销售统计数据、沃尔玛各仓库和调配状态、销售预测、电子邮件与付款通知等等,以此作为安排生产、供货和送货的依据。通过这个信息系统,管理人员掌握到第一手的资料,并对日常运营与企业战略做出分析和决策。
5.信息与沟通
一个良好的信息与沟通系统有助于提高内部控制的效率和效果。企业需按某种形式在某个时间之内,辨别、取得适当的信息,并加以沟通,使员工顺利履行其职责。沃尔玛的信息不仅供内部分店使用,而且与供应商共享。
卫星系统每天可将销售点的资料,快速、直接地传递4000多家供应商,以便供应商及时备用,适应市场需求。对于沃尔玛来说,他们的物流链已经远远超出了本公司的范围,沃尔玛的供应商,也被包括进来。20世纪80年代末,通过计算机联和电子数据交换系统与供应商分离信息,从而建立起伙伴关系。 比如说,皇后公司和沃尔玛的合作。两公司的计算机进行联,让供应商随时了解其商品在沃尔玛各分店的销售和库存变动情况,据此调整公司的生产和发货提高效率,降低成本。
内部控制制度是单位内部各职能部门、各有关工作人员之间,在处理经济业务过程中相互联系、相互制约的一种管理制度。它是对经济业务的处理过程实施控制的方法、程序和手续的总称。所谓联系,是指经济业务发生时有关经办人员之间如何互相沟通、协调,使经济活动得以顺利进行;所谓制约,是指经办人员之间如何相互牵制、相互监督,以防止营私舞弊和技术错误,保证经济活动的合法合理性。
完整、有效的内部控制制度具有以下4个作用:
1.保证会计信息真实及时,提高其使用价值会计信息虽然最终由财会部门提供,但由于信息来源渠道复杂,各种资料经过的环节较多,业务办理人员素质参差不齐,这就为保证会计信息的质量造成了困难。要想解决这一问题,必须在设计会计制度时根据内控制度的要求,规定各项业务的标准处理程序,包括业务的发生地点、经过环节、经办人员的职责划分、业务处理时间、审批稽核手续以及使用的凭证账簿等。这样,通过会计制度的实施,就可以保证会计信息的质量。可见,严密完善的内部控制制度,为提供真实、正确、及时的会计信息奠定了基础,而真实、及时的会计信息在经营管理中才具有使用价值。
2.保护会计制度的贯彻执行内控制度在会计制度体系中,不像会计科目、会计凭证、财务报表等,不能作为独立的部分……而是贯穿于会计制度的各个方面,对整个会计制度的实施起保护作用。从某种意义上讲,会计制度能否顺利执行,实施效果是否理想,关键取决于内部控制制度是否严密完善。如果只有会计制度条文,而缺乏严格的保护性措施,会计工作同样不能规范运行。例如,关于产品销售业务所使用的会计科目、凭证、账簿以及账务处理办法等方面的规定虽已齐备,但如果没有明确规定开票、收款、发货、门卫等有关人员的职责,没有规定他们之间的制约方式……销售业务就可能出现漏洞,给违法乱纪行为造成可乘之机,削弱和降低会计制度的作用。
可见,完善的内部控制制度是保证会计制度贯彻执行必不可少的措施。
3.防错消弊,保护企业财产的安全完整内部控制制度的基本要求是将经济业务的办理工作进行合理的分工,明确规定每一个业务经办人员的职权和责任,设计周密的业务处理程序和手续。可见,内部控制制度强调办理经济业务的多层次性,以保证业务处理过程的透明度和处理结果的客观性;否定经办人员和经办手续的单一性,以防止业务处理过程的隐蔽性和处理结果的主观性。它可以将每一经办人员的职责、行为置于其他经办人员的监督之下,使每一经办人员只享有办理业务的部分权利,保证任何经济业务的发生和完成,都有若干人参与或知晓。这样,就不会给任何不法分子以可乘之机,可以有效地防止营私舞弊行为的发生,即使一些经办人员在处理业务时做了手脚……
也会立即暴露在其他有关人员的监督之下。同时,还可以