员在写文件时很容易犯的错误：
尽可能多利用名词化词语（抽象名词），并且避用感官化的文字和词汇。
使用具有非人物主语的被动语态，例如说“这件事被完成了”，而不是说“某人完成了这件事”。
利用具有无数附属子句的冗长句子，这样的结果就是：假如严密地遵守，它将会逐渐降低阅读者的兴趣和对句意的了解。
“然而这也可能会很重要。假如在最初，其句中曾出现任何相关重点的话，也会引起阅读者遗忘任何相关的重点。”看过这样的句子，我想你应该能够理解我的说法了吧！
以冗长的段落来架构文章，并且采用难以阅读的小字体。
不利用有助于了解的标题来为文章分段。
不使用简单的本国文字，而使用外国文字以及由两个以上单字所组成的词汇。
避免提供特定的细节。
是什么让你的简报变得索然无味
语调少有变化。
利用由非人物主语构成的被动语态来演讲，例如说“这件事被完成了”而不说“某人完成了这件事”。
从不看听众，而且很少留意他们的反应。
依据讲稿照本宣科。
利用许多名词化的词汇（抽象名词）。
在第一次休息时间之前，已经连续讲述超过一个小时。
静止不动。
不使用投影片或录影带，并且将视觉输入降至最低。这时，你会发现大多数的听众突然对天花板或地板产生了兴趣。
没有任何可以让人活动一下的互动性活动。
经常使用这些表达方式的个人会让人觉得他带有疏离他人的嫌疑。
语言专家会告诉你如何对状况进行改变。
如何写出引人注目的文件
利用感官化的文字和词汇。感官化的语言与我们的感官有关，最常见的有视觉、听觉。视觉化的语言可以是这样的：我能看到我们未来的前景。“我将倾听员工的意见。”就是听觉化的语言。
以具有主语、动词、宾语的主动语态来写作。
利用断句。
让每一个段落简短，并且使用容易阅读的字体。
利用切题的标题。
利用简单的本国文字，而不要卖弄外国的文字。
适合的话，就提供特定的细节。
如何使你的简报吸引听众
清楚地变化音调。
以具有主语、动词的主动语态来演讲，例如说“A先生做了Y事”，而不说“Y事被A先生做了”。
全心全意地留意听众。
利用感官化的语言——要生动、能告知，以及带有冲击性。
每小时至少一次适当的休息时间。
利用诸如投影片或录影带之类的视觉辅助用品。
利用互助性的活动来让人站立或移动身体。