圆满的沟通。
上司看见你作为干部能够主动发掘问题,并且深入探讨,拟定有效的对策,又能够及时请示,尊重他们的最后裁决权,当然既欣赏又放心,大可以让你放手去做。
同样的清清楚楚,对上对下总归有其区别。一般说来,对上采取“干部先说”的方式,比较有效;对下则反过来,依“先听基层”的原则来进行,才能够集思广益。
作为干部,你向基层员工采集资料的时候,如果自己先清清楚楚地说出自己的看法,说对的时候,他们会认为这是应该的,甚至还要补充一番,或者故意做一些辩解。万一说错了,就会传为笑话,对你的信心顿然消减。
最了解真相的,应该是基层员工,因为他们最接近现场,或者根本就是亲身体验。先听听他们的意见,发现可疑的再深入探究,才是掌握事实的办法。让基层先说,使其倍觉可亲,因而更加信任你,也就知无不言了。何况基层对自己所说的话,不好意思不承认那是事实,根据这些事实来共商对策,也多半愿意就事论事,并且勇于负责。要加强基层的参与感和责任感,让他们先说是一种有效的方式。尊重他们,提供参与的机会,他们就会先说。
基层先说,再依据他们所说的,研商对策。然后拿着对策向上司请示,上司看见你对一切工作都清清楚楚,就放心得多,因此变得很好商量,也会相当尊重你的意见。
和上司商议时,你先提出报告。把事情的来龙去脉,分析得清清楚楚,然后请示:“打算如何如何处理,不知可不可以?”上司若有疑问,你必须清清楚楚地加以说明。对于自己的方案,显现坚定的信心,而且能够合理地坚持。相信几次下来,经由事实的证明,必能获得上司的信赖。有了良好的信誉,持续地维护,你便是优秀的干部。
“清清楚楚地清清楚楚”必须注意立场的配合。有些可以公开的,有些应该私下的,千万不能混为一谈。对上司的建议,最好是个别的,私底下清清楚楚地报告或提出问题请求解决。若是公开的场合,必须想一想是否会让上司没有面子或下不了台。更严重的,自己固然抱着死谏的决心,不料产生的后果对整体的伤害远比预期的利益大,请问是祸是福?不是怕上司,而是顾全大局。
对下属的剖析,如果是技术性的,只要应该让他知道的,公开教导他,既不必顾虑,更不可含糊。假若是人际性的,就要视一般性或个别性而定。一般性的修养,可以公开,个别性的规劝,最好私下进行。你的下属同样也有面子的需求,虽然和你的上司性质不同,却应予以同等重视。不给对方面子,自己永远最没有面子。
善沟通——沟通上下之情,而不是转达上下意见
某公司企划部新近聘请了一位企管人才。他到职不久,便向总裁提出建议,希望公司实施办公自动化。总裁心里明白:人手不足,很难马上实施。但是满口答应,问他需要多少经费。他花一星期时间便提出了预算。总裁一看金额,又表示合理,并且答应经费没有问题,问他要用多大空间。他到处观察,选好地点。总裁表示同意,接着问他:由哪些人负责推动?他斟酌了好几天,终于报告总裁,人手不够,必须招考或培养,才能够着手办公自动化。
这位企划部门的新员工,如果希望公司实施办公自动化,根本用不着直接向总裁提出建议。他还有顶头上司,为什么不向自己的直接主管报告,却要越级找总裁呢?
一方面,是因为部门主管遇事常向上推,不是“兹事体大,必须向上级请示”,便是“我非常同意,但是上级不知道会不会支持”,一心希望自己做好人,让上级充当坏人。结果自己得不到下属的信赖,下属只好凡事越级报告。
另一方面,就是部门主管经常掠夺下属的功劳。有优点往自己脸上贴金,有缺失则往下属身上推。下属也不是傻瓜,很快了解这种情形,于是有好的建议,自然越级,以免被顶头上司半途截夺,成为他的功劳。
所以,作为主管,你平日的表现,如果真的是“清清楚楚”,那么下属有什么意见就会直接向你建议,用不着越级找总经理。而且,对下属的功劳或过失你也应该清清楚楚,使下属知道有功有过,固然瞒不过,也不会被扭曲。这样下属就不会担心好意见、好表现被你半途截去。一则能安心和你沟通,再则不必处心积虑,设法在领导面前极力表现。
一个中层干部的职责本来就是上通下达,否则就是失职。但是上传下达,要有转折,不可以赤裸裸。干部应该有这种警惕性,应该明白事理。不负责任的干部,会把上级的话直接传给下级,这是最坏的干部;把下级的话直接传给上级,这也是最坏的干部。老板跟干部讲的话,如果干部赤裸裸地传给员工,员工来找老板,老板一定否认:“是他听错了。”
作为中层干部,你必须认清自己的主要任务在沟通上下之情,而不是转达上下之间的意见。否则,通信器材这样发达,通信工具如此便捷的今天,实在用不着干部在那里传来传去。通上下之情的重要关键在于使得高层和基层都听得进去,乐于接受