。最有效率的领导几乎从来不花费一分钟以上的时间为任何事情进行讨论。
（6）给对方一定的时间作思考
即便您想迅速解决某一紧急的事务，也应该给对方足够的时间，让他们对您的要求做出反应。如果您拿起电话说个不停那会使对方误以为您正在作报告呢。
（7）避免与旁人交谈
如您一边与对方通话，一边同身边其他人交谈，这是极不礼貌，也不合适的行为。如果您万一这时有一件更加重要的事情需要处理，您应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这些事情，不要让对方久等。如果您考虑到对方等候的时间可能会长，您可以向对方道歉，然后过一会再打过去。但在您打电话时，最好要避免这种情况的发生。
（8）作好回答对方问题的准备
当您在电话中与他人进行商务谈话时，对方肯定会问您一些问题，所以您应该事先准备好如何做出回答。一位公司的总经理助理张小姐给城外分公司的一位专家打去电话，请他参加总公司的会议，那个专家听后立即说道：\"为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？\"\"在这种情况下，一个拙劣的回答可能星：\"我想您最好来这儿。\"但王小姐事先预想到了这样的回答，并且能十分机智地给予回复，于是她回答说：\"您是这方面的专家，而且我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。\"听了这些话，那个分公司的专家当时就改变了态度说道：\"好的，我会准时参加的。\"
（9）道歉应该简洁
当您不在的时候会有人给您打电话，并由您的同事或朋友记下对方电话转告您。在您回这些电话的时候，道歉要真诚、简洁，否则就不要了。例如：\"接到同事的转告，我就想给您回电话，但我一整天都在忙，在我有时间了，又不确定您有没有时间……。\"所有这些只是过去的事情，只能耽误您目前的时间，过多的解释也是毫无意义的。这时，女人要尤其注意运用简洁的道歉。
（10）不要占用对方过多时间
当您主动给别人打电话时，要尽可能避免占用对方时间过长。如果您要求对方查一些资料或给出某个问题的结果时，就可能占用电话时间过长。因为在大多数情况下，对方不一定马上就能替您找到资料，或者立即给您做出一个肯定的结果，您必须给予对方一定的时间。如果您给他人打电话时间过长，对方可能十分反感。因为对方也许需要电话处理一个十分紧急的事务，他内心期望你立即放下电话。因此，当您考虑到对方可能需要一段时间才能给您答复时，您可以先挂上电话，委托对方回电告知您，或者您过一会儿再打过去，这样就不会过长时间地占用他人的电话线，以影响他人的正常业务。
（11）拨错了号要道歉
电话拨错了号决不可挂上电话了事，这是十分不礼貌的，向对方说声\"我可能拨错了号\"并真诚地道个歉。切记不可盘问对方为什么不是自己要找的人。放下话筒前，最好问一下对方的号码，看是不是与自己所拨的号码相同，以免再次拨错。同时，别忘了要道声\"再见。\"
（12）要报出本人的姓名和单位名称
说：\"您好！我是某某公司的某某。请问某小姐在吗？\"如果是秘书接的，等本人来接时，还需再报一次姓名和单位。为使对方能听清楚，说话节奏应比交谈时稍慢些。
即使是经常同对方通话，也不可省去自报姓名这一道手续。不应想当然地认为对方能听出自己的声音，以致对方在接电话时还得仔细猜想是谁打来的电话。
报名字时也不可只说\"我是莉莉\"，因为天下同名的人甚多，人家也许弄不清您到底是张莉莉，还是李莉莉。所以即使自己的名字相当古怪，也应报出全名。这实际上是一种自我推销的方式，可以使对方加深对您的印象。
（13）如果想留言
请对方回电，切记要留下自己的电话号码，这是最基本的礼仪即使对方是熟人，双方经常通话，这样做，也至少能使对方不必分神再去查电话。同时别忘了告诉对方回电话的最佳时间。在您有可能外出时，记住这一点尤为重要。如果对方是在外地，则最好说明自己将于何时再挂电话，请其等候，切不可让对方花钱打长途来找您。
（14）妥善组织通话内容
女人在通话时，要把自己的意见分为若干个部分，每部分之间稍作停顿，使对方能了解你的具体意图并及时做出反应。不要长篇大论，否则，到头来却发现原来对方已经另有想法，白费功夫。
通话前应写出发言要点，不可临时想象，致使说话缺乏逻辑性。开始时应扼要说明通话目的和存在的问题，提出可供选择的方案，指出双方的分歧所在，最后稍加归纳，解决问题。
女性在通话前要把所有资料都准备好，不要临时东翻西找乱抓一气。
对提纲上所列要点应讲完一条勾掉一条，以避免分心或遗漏。